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“三封EMS处置法”,为何值得被采用?12问12答,全方位解析“三封EMS处置法”,全面了解“三封EMS处置法”的流程要点!
发表时间:2020-9-24 浏览次数:12

   


    什么是“三封EMS处置法”?“三封EMS处置法”能起到什么作用?“三封EMS处置法”如何实施?


    事实上,上述概念早在数年前就被劳动法律专业人士所提出,目前也已被广泛采纳和使用。不可否认的是,该方法在人事管理上发挥了非常积极的作用,价值效果有目共睹。为了让HR能够更加清晰明了地了解“三封EMS处置法”,今天我们就比较详细的诠释一下此方法。


    什么是“三封EMS处置法”?


    答:该方法即是通过三份告知书的形式,针对特别的用工僵局或争议,有目的地传递用人单位的警示信息、增加员工违纪违规行为的程度情节、逐步递进升级企业的处置措施,实现层次化管理,保障企业最终处理行为的合法性。


    三份告知书内容相异,相辅相成,次序明确,各有作用,叠加起来后可以最大程度的发挥上述效用。


    类比一下,三封EMS处置法极为类似于西方企业用工管理中的警告信制度(warning letter)。若员工出现违纪违规行为时,企业人事会寄送一份警告信给员工。当警告信的发放次数累计达到一定数量时,企业便可采取辞退员工这一最为严厉的措施。再比如,该方法也犹如公安机关在执法中采用的“三次警告法”。当违法嫌疑人经过三次警告仍不配合执法行为的,公安民警可采取必要的强制措施。其实,这些措施和方法,在原理和目的上都是一样的。既有人性化考虑,又基于保障处置行为合法性的终极目的。


    提出“三封EMS处置法”的背景是什么?


    答:这里我们只说一下法律上的背景,就是法院在司法审判中认定企业用工违法的案件数量极高,企业败诉率极大。面对无法更改的法律条文,面对无法左右的裁判权力,企业唯有从自身上寻找解决办法,否则用工行为将会陷入死结。“三封EMS处置法”便是在劳动法律“劳强企弱”,裁判尺度“保劳压企”的背景下,被迫提出的一种能够最大程度保障企业行为合法性的“方法”。


    “三封EMS处置法”的作用和价值


    答:纠正违规违纪行为,确保最终处置行为的合法性。这里的合法性主要是指日后在司法程序中得到法院判决的认可和肯定。


    为何是“三封EMS处置法”而不是两封、四封或五封?


    答:三是一个在管理上非常有意思的数字,相当于是一个行为或事件在性质认定上的临界点。我们中国人常说事不过三,也是这个道理。当某一种行为被实施累计超过三次或以上的,该行为性质即会发生实质根本改变。三封EMS处置法,适用的也是这个原理。通过对员工违纪行为的催告、警示和劝导,员工仍然执迷不悟,一意孤行的,当该情形累计达到三次或三次或以上的,我们就会可以认定此行为是性质恶劣、主观恶意且无法挽回了。以此为基础,企业采取严厉措施的,更容易得到第三方的认可。


    为何是“三封EMS”而不是“三次口头告知”?


    答:这主要是从证据固定上的考虑。相比较白纸黑字的书面文件,口头告知无法留痕。在讲究证据的司法审判中,这两种形式的效果有天壤之别。作为HR,无论与员工的私下感情如何,在代表企业处理用工争议事务时,在方式方法上应当做到意识谨慎、方法科学和固证留痕。


    “三封EMS处置法”是哪三封EMS?


    答:按顺序来说,第一封是EMS的核心内容是告知和劝导,其主要内容是企业以书面形式告知该员工,其已经实施了某项违纪违规行为,该行为已构成了对制度纪律的违反,对用工秩序的破坏。现企业特以本文书形式告知其立即纠正,引以为戒,消极影响,悔过道歉并按照企业要求执行。


    第二封EMS的核心内容是警告,其主要内容是在前一封EMS的基础上,因员工仍然放纵执迷,消极敷衍,拒绝按照企业要求执行且仍在累计实施违纪违法行为,恶意明显,性质恶劣、后果严重,对企业已造成重大影响。现企业特以本文书告知其除应立即纠正行为外,还须按照企业给定的时间前来接受调查和处理,并可视其态度和表现从轻处罚。最后,在这份EMS文书中,企业一定要强调,若员工仍秉持目前作为的,下一步企业将会考虑直接解除劳动合同。其作用在于:将后续的法律后果提前告知给员工,实现预警目的。


    第三封EMS的核心内容是解除,其主要内容是在前两封EMS的基础上,经考量员工连续的表现和态度,企业认为员工的行为、后果、情节和影响均已符合制度中规定的可直接辞退条件。企业经研究决定并在征得工会同意的基础上正式发文通知员工解除劳动合同,终结用工关系。


    结论:催告通知、警告通知、解除通知。从劝导到警告,从警告到解除,是一个循序渐进的过程,是一个又量变到质变的蜕变。三份EMS,层次分明,步步逼近,即可独立使用,又可联动合力。通过进阶式的方法,最终达成期望目标。


    “三封EMS”之间的间隔应是多久?


    答:对此问题,法律上并无禁止性和指导性规定,需要HR根据不同的违纪种类自行掌握发文起止和间隔。例如员工无故旷工的情形,三封EMS之间的间隔以1-2天为宜。如此,待第三封EMS定稿时,员工基本已符合连续旷工可被单方辞退的条件。


    为何是“EMS”而不是“顺丰”或“圆通”?


    答:根据我国《邮政法》的规定,文书信函的寄送主体仅能是邮政部门。《邮政法》第五条规定:国务院规定范围内的信件寄递业务,由邮政企业专营。本条以法律形式确认了我国继续实行邮政企业专营业务制度,并明确了其专营范围是一定范围内的信件寄递业务。《邮政法》第五十五条还规定:快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务。


    结论:虽然企业向员工送达的文书并不属于国务院规定范围内的信件寄递业务范围,然三封文书属于信件无疑。为尽可能规范操作,不留瑕疵隐患,建议HR在寄送用工文书时应当首选邮政部门。


    以员工无故旷工为例来举例说明


    答:以往员工连续旷工或累计旷工达到一定天数的,HR就直接发送辞退通知书了。此类案件,也有法院判决员工胜诉,企业违法的。法院认为,企业应当在员工旷工后先行催告和警示,员工仍然不悔改的,再发文辞退比较妥当。看来,对于旷工的处理可参考适用“三封EMS处置法”:


    第一封:员工第一天旷工后,HR应起草送达《催告返岗通知书》,告知员工其行为已构成旷工,属于违纪行为,希望其在收到本通知书后立即返岗复工并对前期旷工的情由进行解释说明。


    第二封:员工第二天或第三天仍旷工的,HR应起草送达《旷工警告通知书》,告知员工其无故缺勤已构成连续旷工,性质已经达到严重标准。其必须按照公司要求立即前来解释说明情况,接受公司调查。之后,应依照公司要求返岗复工,完成之前遗留积压的工作,公司再结合上述因素通盘考虑处罚措施。如员工仍然我行我素的,公司将结合前期的连续旷工行为以及目前的态度表现,作出严厉处罚并保留直接解除劳动合同的权利。


    第三封:解除劳动合同通知书。写明单方辞退的法律依据和制度依据,劳动关系的解除时间、离职手续的办理要求、法律责任追究的权利等内容。


    哪些用工管理可以使用“三封EMS处置法”?


    答:主要是针对员工态度消极,意图对抗的一些违纪行为。例如刚刚说的员工无故旷工的,还包括假期届满后员工无故拒不返岗的;员工拒不服从公司工作安排的;员工不辞而别的;员工拒不接受公司调岗安排的,等等。


    需要注意的是:上述情形中企业是否决定发送最终的辞退通知书,也要综合整体案情以及先期行为是否合法来评估和衡量。否则,轻易发送最终通知书,反而利于员工向企业主张违法解除的赔偿金。


    在适用“三封EMS处置法”中还需要注意哪些细节?


    答:首先肯定是专业定稿三份通知书的内容,建议HR应根据员工的岗位职责、违纪事由等因素分别起草内容相对固定、可重复使用的催告通知、警告通知和解除通知,以备日常及时使用。三份通知中,各有不可忽略的内容,切记书写入内。其次,掌握好发送三封文书的时机和节点,将文书的效用发挥至最大。再次,即时查询三份文书的签收记录并截屏取证。如文书被员工拒收的,务必告知快递人员在快递封面标注“拒收”并退还至HR处。切记,退回的邮件切勿私自拆封。日后员工诉诸法律程序时,HR于开庭当日在庭审中当场拆开向众人展示其中文书内容即可确保文书送达的法律效力。


    使用短信、微信、电子邮件发送三封电子文书是否可以?


    答:考虑到劳动争议的高发案率及证据保存收藏的持久性,建议将书面形式作为主要方式,将短信微信和电子邮件作为辅助形式配合书面形式使用。客观的说,仅依靠电子技术实施文书送达,在目前的技术手段和法律效果上还是有所欠缺的,需当事人以其他辅助手段(例如公证)坐实其证据效力。而一主一副,以书面为主,以电子为辅,如此既可以确保文书送达和被员工知情的法律效果,又可以在后续的诉讼活动中得以充分举证,实现己方的证明目的。(本文作者:刘毅律师)



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