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用人单位和HR如何有效安排员工履行离职交接义务
发表时间:2019-11-5 浏览次数:9

用人单位和HR如何有效安排员工履行离职交接义务


关键词:离职交接 合同解除 合同终止 经济补偿金 工资报酬 支付条件


    首先我们需要明确的一个要点就是:当员工与用人单位解除或者终止劳动合同时,无论此种解除或终止行为是合法的还是违法的,办理离职交接手续都是员工应尽的法定义务,这一点是毋庸置疑的。这也就是说,即使员工能找到众多看似合理的理由来反驳用人单位的离职交接请求,但在法律上均不能形成有效的抗辩。任何理由和依据,都不影响离职交接手续是员工法定义务的事实。


    但如果双方的纠纷尚未进入法定程序时,HR和员工强调上述要点,员工未必能听得进去。那么,在用人单位暂时还没有考虑寻求法律途径维护自己合法权益的同时,HR该如何通过管理上的设计能够最大程度的保障员工履行离职交接义务呢?想解决此问题,必须先从员工的考虑怎么去回避办理离职交接义务。依据我们的实践经验,员工在面对用人单位安排的离职交接时,很少有直接拒绝的对抗态度,绝大多数是寻找各式各样的理由来搪塞和敷衍。根据理由的内容不同,我们概括如下:1、公司要求交接的资料和介质我这里没有;2、我不清楚怎么办理交接,我不清楚和谁交接;3、我没有什么可交接的;4、我与公司有纠纷,等纠纷处理完了,我再交接,等等。


    面对上述理由,HR该如何打破僵局,推进离职交接义务的履行呢?首先,用人单位在员工入职时和日常工作时就需要完材料和介质的移交手续,例如电话、工作证、卡片、钥匙、U盘等物质的领取,就需要行政管理部门制作领取清单并让员工签字。否则,员工否认曾收领上述物质的,HR也只能无可奈何。其次,当办理离职交接工作的时机满足时,HR不应奢望员工主动办理交接工作,而是应当打印《离职交接清单》,注明离职交接内容、明细和审批人姓名栏,以主动的形式催促员工办理离职交接手续。员工拒不接收或不同意按照《离职交接清单》中列明的内容执行的,见下文内容处理。再次,在劳动合同或规章制度中约定或规定“员工拒不办理离职交接手续”的法律后果,我们的建议可以是:(1)视为员工不服从用人单位的人事管理工作,用人单位可保留追究员工违纪法律后果的权利,也同时保留将此违纪事实在新用人单位开展背调时如实陈述的权利;(2)双方一致同意将“员工办理离职交接手续作为用人单位支付离职工资报酬和经济补偿金的条件”;(3)双方一致同意用人单位可暂缓开具该员工的离职证明。在此我们需要说明的是:将员工离职工资的支付和离职证明的开具与员工办理离职交接工作相关联是存在一定法律风险的,可能会因违反了法律的强制性规定而归于无效。但从管理上,我们认为此种举措还是会对用人单位有积极效果的,毕竟员工不会轻易为数额不大的离职工资寻求法律途径维权。而且,即使员工就离职工资的支付和离职证明的开具寻求劳动监察部门维权的,也正好是给了用人单位一个提出要求员工办理离职交接工作的机会。用人单位完全可以在劳动监察部门的主持下,将两起纠纷合并解决。切记,上述约定必须以书面形式体现,口头形式的约定存在法律效力上的风险。将员工办理离职工作与其相关权益相挂钩,或许可以起到较为理想的效果。


    最后,理论上来说用人单位可以就员工拒不或怠于履行离职交接义务的纠纷诉诸法律途径维权。但选择此条途径维权时用人单位需要注意,诉求中不能仅含糊的提出要求员工办理离职交接工作,此表述是无法获得仲裁和法院的支持的。若想胜诉,则必须阐明“具体需要员工办理哪些交接手续”、“如何证明员工掌握了这些手续”以及“如何证明这些手续的办理是员工的交接义务”。用人单位只有完善了上述三项的举证责任,仲裁和法院才会支持用人单位的诉讼请求,裁决员工办理指定项目和内容的交接手续。(本文作者:刘毅律师)


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