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用工文书送达,企业困扰难题!多种送达方式,孰优孰劣,HR应如何选择?创新的电子送达,能否应用于企业用工管理?
发表时间:2020-7-30 浏览次数:10

   


    今天来聊聊HR的工作困扰之一:送达。


    简单来说,送达,就是将一方的意思表示告知另一方知晓且产生该意思表示法律效力的一种法律行为。送达的构成包括两个部分:确定己方的某种意思表示和将该意思表示以法律规定的方式告知另一方。也只有同时符合此两要件,送达方可产生法律上的效力。


    第一、法律规定的送达方式包括哪些?


    第一种:直接送达。是指送达方直接将载有己方意思表示的书面文件交付受送达人签收的送达方式。直接送达是送达方式中最基本的方式。根据我国民事诉讼法的规定,受送达人是公民的,由该公民直接签收。该公民不在时,可交由与其同住的成年家属签收。受送达人是法人的,交由其法定代表人或者该法人负责收件的人签收;受送达人是其他组织的,交由其主要负责人或者该组织负责收件的人签收;受送达人有诉讼代理人的,可以交由其签收。在职场中,直接送达的方式便是指企业直接将书面文件当面交付员工本人签收的送达方式。


    第二种:留置送达,是指受送达人无理拒收书面文件时,送达人依法可将文件放置在受送达人的住所并产生送达法律效力的送达方式。我国《民事诉讼法》第79条规定:“受送达人或同住成年家属拒绝接受诉讼文书的。送达人应当邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场,说明情况,在送达回证上记明拒收事由和日期,由送达人、见证人签名或者盖章,把诉讼文书留在受送达人的住所,即视为送达。”有关基层组织或所在单位的代表及其他见证人不愿在送达回证上签字或盖章的,由送达人在送达回证上记明情况,把送达文书留在受送达人住所,即视为送达。


    第三种:委托送达,是指负责送达人直接送达书面文件有困难时,依法委托基层组织或者所在单位代为送达。委托送达与直接送达具有同等法律效力。


    第四种:邮寄送达,是指送达人将书面文件通过邮局寄给受送达人的方式。


    第五种:转交送达,是指送达人将书面文件送交受送达人所在单位代收,然后转交给受送达人的送达方式。转交送达主要有两种情况:1、受送人是军人,通过其所在部队团以上单位的政治机关转交;2、受送达人被监禁的,通过其所在监所和劳动改造单位转交。代为转交的单位收到书面文件后,须立即交受送达人签收,并以其在送达回证上签收的时间为送达日期。


    第六种:电子送达,是指送达人利用传真、电子邮件、移动通信等现代化电子手段进行的送达。对于电子送达方式,我国《民事诉讼法》第87条的规定,采用电子送达方式应依照下列条件和程序进行:1、必须经受送达人同意,法院不得在未经受送达人同意的情况下依照职权采用此送达方式送达。受送达人同意采用电子方式送达的,应当在送达地址确认书中予以确认。2、电子送达方式只适用于对判决书、裁定书、调解书以外的诉讼文书的送达。3、电子送达的具体手段包括传真、电子邮件、移动通信等及时收悉的能够确认受送达人可以收悉的方式。采用电子送达的,送达日期以传真、电子邮件、移动通信等到达受送达人特定系统的日期为准。而到达受送达人特定系统的日期,为法院对应系统显示发送成功的日期,但受送达人证明到达其特定系统的日期与法院对应系统显示发送成功的日期不一致的,以受送达人证明到达其特定系统的日期为准。


    第七种:公告送达,是指送达人在受送达人下落不明,或者以其他方式无法送达的情况下,发出公告,公告发出后经过一定的时间即视为送达的方式。公告送达的前提条件是受送达人下落不明,或者受送达人有音讯,但行踪不定,没有通讯地址,无法联系,采用其他方式均无法送达。公告送达的受送达人不包括军人、被监禁或被采取强制措施的人,因为对这些人可以委托有关单位转交送达诉讼文书、法律文书。


    以公告方式送达的,自公告之日起,经过60日,有关诉讼文书或法律文书即视为送达。


    第二、HR送达用工文书的难点在哪里?


    采用直接送达的方式,因为关系到自己的切身利益,且担忧企业会在文书中或签收中会暗藏陷阱内容,绝大部分员工均会选择拒绝面签。(实际上,员工签收的行为并不会影响其日后依此维权,更不会因此认定员工对送达内容合法性的认可。员工签字,在法律上仅代表其收到了上述文书。除非,文书中有明确记载上述内容)


    与司法机关选择不同的是,直接送达方式失败后,企业HR通常采用的备用送达方式便是邮寄送达。可邮寄送达的难题在于:企业并不实际掌握员工的准确居住地址。如按照身份上记载的户籍地址邮寄,一是地理位置通常比较远,二是无法确定员工是否可以收到。


    我们建议的应对方法是:


    1、在劳动合同中约定“送达条款”。所谓送达条款,是指劳资双方在劳动合同中约定,以员工提交的某一地址作为双方法律文书的有效送达地址。此方式类似于指定送达,具有法律效力。在劳动合同履行期间,若员工变更送达地址的,应当以书面形式通知企业。否则,企业仍可按照事先约定的地址送达法律文书且发生送达的法律效力。


    2、与员工另行签署《送达地址确认书》(文本下载链接),安排员工在入职时就填写用工文书的送达地址。与第一种情形不同的是,《送达地址确认书》的签署独立于劳动合同,更为专业和规范,内容也更为完整。除了指明送达地址外,员工还需填写联系电话、电子邮箱、紧急联系人自然信息等内容。


    第三、企业可以使用电子送达吗?


    答:可以的。


    我国《民事诉讼法》第八十七条的规定:经受送达人同意,人民法院可以采用传真、电子邮件等能够确认其收悉的方式送达诉讼文书,但判决书、裁定书、调解书除外。采用上述方式送达的,以传真、电子邮件等到达受送达人特定系统的日期为送达日期。


    2017年,最高人民法院印发《关于进一步加强民事送达工作的若干意见》的通知。其中第二项规定:当事人提供的送达地址应当包括邮政编码、详细地址以及受送达人的联系电话等。同意电子送达的,应当提供并确认接收民事诉讼文书的传真号、电子信箱、微信号等电子送达地址。当事人委托诉讼代理人的,诉讼代理人确认的送达地址视为当事人的送达地址。


    如今,随着电子技术的逐渐发展和日益完善,电子送达已成为官方选择的主流方式之一。其除了便捷和高效的特点外,还更加安全。企业将其运用到用工管理中,也不失为是一种与时俱进的管理手段。在员工确认同意电子送达的情况下,HR可将用工文书盖章后的扫描件以图片形式发送至员工指定的电子邮箱、微信号、手机短信、自媒体号中,实现送达目的。


    第四、HR使用电子送达时需注意的问题包括哪些?


    1、须员工同意电子送达且指定电子送达的账号和地址。这一点,建议HR在新员工入职时即选择办理。


    2、HR采用传真、电子邮件方式送达的,应记录传真发送和接收号码、电子邮件发送和接收邮箱、发送时间、送达文书名称,并打印传真发送确认单、电子邮件发送成功网页,存档备查。HR采用短信、微信等方式送达的,应记录收发手机号码、发送时间、送达诉讼文书名称,并将短信、微信等送达内容拍摄照片,存档备查。


    3、法律上认定电子送达成功的时间:HR采用电子送达的,送达日期以传真、电子邮件、移动通信等到达受送达人特定系统的日期为准。而到达受送达人特定系统的日期,为对应系统显示发送成功的日期。


    第五、采用邮寄送达时,员工拒收文书的,算是失败吗?


    涉及到企业利益的用工文书,HR选择邮寄送达的方式后常常会被员工拒收。那么拒收,就视为没有送达吗?并不是的。


    《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》第十一条:因受送达人自己提供或者确认的送达地址不准确、拒不提供送达地址、送达地址变更未及时告知人民法院、受送达人本人或者受送达人指定的代收人拒绝签收,导致诉讼文书未能被受送达人实际接收的,文书退回之日视为送达之日。


    看到了吧,员工拒收的,文书退回之日也可视为送达。只不过,HR在操作员工拒收时需要注意的要点包括:1、送达地址必须是有效的。即送达地址是员工指定的或者是法律规定的合法送达地址;2、员工拒收后,须恳请邮递员在外包装上标注“拒收”字样。快件退回后,HR切勿拆封。后续,未拆封的快件即可呈堂作为已经成功送达员工的证据材料。


    第六、送达不成功,文书是无效吗?


    答:并不是文书无效,而是送达行为暂时未生效。HR在送达失败后,仍可通过其他送达方式使得送达行为发生法律效力。而无效的概念,是通过任何努力、任何方法都无法再让其恢复法律效力了。显然,送达失败并不符合无效的法定条件。


    说完送达的效力后,送达文书的效力也是如此。若送达失败的,该文书并非无效,而仅是对员工暂不发生法律效力。后续,HR送达成功后,文书的效力即可从“未生效”转为“生效”。而我们常说的时效问题,应从文书成功送达员工之日起开始计算。例如:企业HR于2020年7月30日向某员工送达某文书,结果失败。后企业HR再次尝试于2020年8月15日向该员工的另一地址送达该文书,结果成功。那么该员工如后续需要诉诸法律途径维权的,计算其一年仲裁时效的起算点,就应当是从2020年8月15日起计算至至2021年8月14日。


    第七、企业能直接公告送达吗?


    答:不可以。公告送达必须是企业穷尽所有送达方式均失败后才可选择的送达方式。否则,公告送达的行为就是无效的。况且,我们也不提倡企业采用公告送达的方式。一方面,会增加企业的经营成本。另一方面,会延长送达的周期,降低送达的效率,增加送达的风险。(本文作者:刘毅律师)



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