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企业通知,送达生效!法律上的送达方式包括哪些?HR选择送达方式的要点何在?员工拒收如何处理?各种送达的疑问,一定有你想要的答案!
发表时间:2021-5-17 浏览次数:98

企业的文件资料,如何成功送达员工?


    当企业基于用工管理目的而需要将企业的通知、函件、决定、制度等相关文件送达员工的,选择何种方式对企业来说会更加便捷?选择何种方式操作会更加高效?选择何种方式又能够在最大程度上确保送达的法律效力?


    一、送达的重要性


    基本上来说,纸质文件的内容需要对民事主体产生法律效力,都是需要以将该文件送交对方为要件的。在法律上,我们将这一行为称之为送达。即便是法院的判决文书,也是应以送达原被告为文书生效的前提要件的。


    为何要强调送达的重要性?其实核心就是以该行为保障民事主体能够知晓被送达的内容。唯有民事主体知晓了被送达文件中关乎到自己切身利益的内容,其才具备思考、分析和实施下一步决定的条件。我们仍然以法院的判决为例,只有当原被告收到法院的判决书,其才知晓判决结果是否对其有利,其才了解法院的判决理据是否合理合法。综合上述信息,其方才能够决定是否需要向上级法院提出上诉。因此,我国法律给予原被告不服一审判决的十五天上诉期,就是从判决书送达原被告时才开始计算的。


    在企业用工领域,同理,企业向员工发出的管理文书、通知或决定,同样需要是以成功送达,令员工知晓其中内容为生效条件。不可否认的是,在双方出现矛盾端倪后,部分员工为了令对自己不利的文件对自己不产生法律效力,会存在人为阻碍送达成功的概率和可能。此时,就应引起HR的警觉和重视。


    二、各送达方式的优劣


    一般来说,法律上认可的送达方法主要包括以下几种:


    1、直接送达。


    2、留置送达。


    3、邮寄送达。


    4、公告送达。


    上述四种送达方式中,直接送达的用时最短,留置送达的效力存疑,邮寄送达的效力最有保障,公告送达必须是穷尽所有送达方法后的无奈之举。比较之后,我们就会发现,就固定证据、保障效力的角度来说,邮寄送达应当是首选。直接送达虽然最为简便,但一般仅能用于双方处于和谐之时。一旦矛盾骤起,员工几乎不可能接受企业的直接送达,更加不会签收便于企业留痕。


    三、员工的送达地址


    可以看出,送达的成功与否,直接取决于收件地址的精确选择。因此,如何安排员工填写有效地址,如何在众多地址中识别有效送达地址,如何通过技巧加工保障邮寄送达的法律效力,就是HR的工作重点之一。


    劳动合同的首页有两个地址栏可以填写,分别是户籍所在地和实际居住地。有的员工此两地址是同一的,异地户籍的员工此两地址会有差异。有一种特例情况是:实际居住地员工会据实填写,但其户籍地有可能与其身份证记载的户籍地址不一致。可能员工户口已经迁出,但因其身份证尚未迭代更换,故证件上记载的户籍地便尚未更改。因此,在填写上述两个地址时,HR应严格要求员工按照事实地址填写,同时留存其身份证复印件。


    在后续的执行操作中,当需要邮寄文件资料时,HR应首选员工的居住地而不是其户籍所在地。因为送达的目的是保障员工本人的签收和知晓,故将文件邮寄其实际居住地,更利于此目的的实现。倘若员工的实际居住地变更导致首次邮寄送达失败的,HR应再考虑二次邮寄其他地址。关于此处的操作要点,我们会在下文中详细陈述。


    四、员工拒收的,怎么办?


    《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》(2005.1.1)第十一条规定:因受送达人自己提供或者确认的送达地址不准确、拒不提供送达地址、送达地址变更未及时告知人民法院、受送达人本人或者受送达人指定的代收人拒绝签收,导致诉讼文书未能被受送达人实际接收的,文书退回之日视为送达之日。


    收件人拒收能否视为送达,即便在有上述规定的情形下,实践中仍有一定争议。持相反观点的学者认为,上述规定仅适用于人民法院,并不延伸适用于其他职能部门或民事主体。除此之外,法院送达诉讼文件与企业送达管理文件仍有目的价值上的区别。上述规定,是便于法院开展审判工作的特例,不能普遍适用。


    我们并不同意上述反对观点。首先,国家法律不可能专对企业送达作出规范性规定。其次,送达的方式方法和法律后果,无论是何种民事主体来运用,其目的和价值都是相同和想通的,那就是保障收件人的知情权和法律权利的行使,促动社会运转和权利运行。因此,不论是人民法院,还是企业法人,送达的效力应当被积极地、正面地对待。否则,不仅仅是法院,任何民事主体面临对己方不利的信息时,都会选择回避、逃避、敷衍甚至是拒绝。而一旦如此就否定送达的效力,使其成功解束,必将会严重影响社会秩序、公序良俗、道德法则和法治进程,引发不良影响和消极的示范效应。


    总结,我们认为,在员工确认送达地址后其又拒收企业邮寄的文件资料的,应当视为送达。而该文件资料的送达时间,即应为文件退还企业之日。对于已经退回的快件,HR切勿拆封且应保持原貌。待后续双方对簿公堂之时,HR应当庭拆封该快件,以展示企业即时邮寄的文件原样。而一旦拆封后,法庭便再无法甄别和审查认定企业邮寄内容的唯一性。


    五、是否需要考虑“双重邮寄”?


    答:所谓双重邮寄,即是HR将同一文件资料既邮寄至员工的户籍所在地,又同时邮寄至员工的实际居住地,以增加送达成功的概率。对此,我们认为,首先这种方式的采用和考虑是无异和得当的。其次,如果文件的送达时间非常紧迫的,可以考虑和执行双重邮寄模式。反之,若送达时间较为充裕的,HR的送达顺序还是应当有先有后,以实际居住地的送达为优先考虑。毕竟,双重邮寄也有增加企业管理成本的负面效果。


    六、邮寄送达模式下的保障措施


    文件资料交给物流小哥后,整个送达的工作并没有完成。接下来,HR应当及时关注物流平台企业APP给出的信息反馈。要知道,最终的送达结果也包括:成功、拒收、放置储物柜、他人代收、查无此人、电话联系不上(不接)等多种情况。而HR首先要做的,就是将APP反馈的上述信息截屏留存。接续,再根据送达结论决定下一步的工作方向。尤其是他人代收、查无此人和电话联系不上(不接)这三种情形。第一种他人代收的情形,HR应登录物流平台企业APP查询签字底联的上传扫描件,确认签收人的姓名。而查无此人和电话联系失败的两种情形,HR唯有无奈采用其他送达方式进行二次送达了。此种情形下的文件退回,不视为送达成功。当直接送达、邮寄送达均失败时,最后一步,只能选择公告送达,即前往以本行政区域为发行范围的报社,将文件内容以公告形式登载在报纸上,亦可视为送达成功。但公告送达不建议HR轻易采用。一来是因为公告送达的成本和周期因素,二来是因公告送达这种方式在后续案件审判中的效力也会成为双方的主要争执点。


    七、企业如何升级送达的“档次层级”?


    第一、微信、电子邮件、企业公众号和企业官网都可以成为企业可选择送达的方式。当然,上述方式的效力保障取决于下面第二点建议。


    第二、企业HR应专门制作“送达地址确认书”安排员工签署。送达地址确认书的作用,一是以法律文件的形式令员工主动确认企业文书的送达地址。二是以书面形式告知员工,企业可采用微信送达、邮件送达、公众号送达和互联网送达的方式送达企业文件资料。经过员工签字确认后,该条款即视为员工接受上述送达方式并认可企业采用上述方式后文件的送达效力。


    第三、在劳动合同中,HR应当起草“送达条款”。大意是:员工确认以劳动合同中写明的实际居住地为企业以邮寄方式送达文件资料的唯一送达地址。如本人送达地址变更的,应当以书面形式通知企业。否则,企业仍可按原实际居住地邮寄送达文件资料且本人无条件认可该送达对本人产生法律效力。


    第四、区别种类,灵活运用。员工入职时的文件资料,企业的规章制度等,员工对于此类文件资料的签收,一般不会有抵触情绪和对抗举动,HR应当选择最为便捷,效率最高的面签方式。而对于扣薪、降级、催告、违纪、辞退等直接引发双方争议的文件资料,HR应当首选邮寄或双方以送达地址确认书形式约定的其他几种送达方式。(本文作者:刘毅律师)



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