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员工先休假,后审批,HR无可奈何!彻改局面,制度至上,为HR指引规范病假申请审批的正确道路!
发表时间:2020-11-13 浏览次数:90

HR病假管理之:员工总是先休假,后审批,该怎么办?


    我们常接到如此咨询,告知员工某一天工作日没有来出勤,也没有告知如何事由,更没有提供任何手续。经过HR的电话联系,员工告知自己因患病需要在家休息。当HR告知需要提交病假手续时,其往往敷衍了事,称手续肯定有,只是自己因身体不便,暂时无法提供。待到病假期届满返岗时,员工会将病假条提交HR,病假单上记载的建议休息时间的确与其实际休假周期一致。


    按理说,此种情形应当不会有过多争议,因为员工并没有虚构病情,私扩假期。可HR为何总是对此情形心中不快呢?我们分析,主要是有两个方面的原因。第一、在中间这段时间内,HR处于迷茫状态,对员工的病情或休假天数无法掌握和知悉;第二、一旦企业负责人询问此事,定然会给HR落一个不负责任、工作懈怠的罪名。


    对此情形,HR应当如何处理更加妥当呢?


    一、首先我们需要强调的一点是:HR的岗位职责便是规范和提升企业的人事管理水平,使得企业人事管理有章可循、有制可依、可敬可畏。所以,那些认为员工的确是患病,病假单也是真实的,实际休假天数与病假单一致便可先休假,后审批的观点,其实是与上述宗旨和目标是相违的。员工作为企业的一份子,必须要严格遵守企业的制度和规定,自然包括休假的规定。


    二、HR需要树立和灌输病假均需先申请、后休假的一般原则。这是一条基本规则,须在日常管理和制度培训中通过各种形式公示和强调。所有员工病假的享受和获取,必须以向HR提交符合企业要求的病假手续和资料,且在获得有审批权限的管理人员批准后,方可开始休病假。


    三、实践中的确存在例外情形,但HR在处理例外情形时并不意味着对上述基本规则的破坏和放弃。我们举例几种例外情形,向HR展示一下。第一种情形:员工因突发严重疾病或伤情无法预先休假的,例如员工在上班途中发生交通事故被撞昏迷的情形。出现该情形时,可以适用特别规则。HR在得到员工出现上述意外的消息后,应自行前往医疗机构从家属处获取相关诊断材料,后再返回企业处办理病假审批手续。若家属便利,HR也可要求家属持病假申请资料前来企业处办理病假审批手续。


    第二种情形:员工当日感觉身体不适,需自行前往医院检查。但在检查结论出具前,员工是无法提供病假申请资料的。如此,HR应如何处理员工当日所申请的半天或一天假期呢?能否直接算作病假呢?如果算作病假,是否违反先审批、后休假的原则呢?


    我们觉得并不会。对于员工病情确定前、病假单获取前的休假,HR可先行将其按照事假审批处理。待员工检查完毕,确认需要离岗休息的,在员工后续提供完整有效的病假申请资料后,HR和企业可追认员工当日检查的那天为病假。如此,在操作上是不违反先批后休的原则的。


    第三种情形:员工所患病情或所负伤情使其行动不能,无法自行前来企业处办理病假审批手续的情形。对此情形,HR可建议员工家属携材料前来企业处办理病假申请手续。员工在本地没有家属的,也可由其好友携材料前来企业处办理。更为极端的情形,无其他人员协助的,HR也可建议员工通过视频通话或自拍视频的方式由本人向企业提出病假申请,相关材料可以通过拍照借助软件发送给企业HR。


    四、为什么要执行“先审批、后休假”?


    答:相信绝对会有员工提出来,凭什么我的病假要经过审批才能休,我的病情伤情又不是假的。为了方便HR回复员工的质疑,我们也把先批后休的理据说一下。在劳动关系基础上,员工的人身是依附于企业的,员工需要依照企业的安排和分配执行工作作息,创造工作效益和成果。在此基础上,企业按月支付员工薪酬,使得员工作为个体可以自我生存。


    员工因病需要离岗休息的,我国法律规定在病假期间员工的权益受到法律保护,包括:病假工资设置下限强制标准、社保和公积金需要正常缴纳、企业不得与员工解除劳动合同,等等。那么,在给企业施加用工责任的基础上,企业对应享有的权益便是对病假的审批权。员工离岗休息期间,不产生用工价值,如企业再不享有审批权限,则对企业权益明显失当。因此,所谓先批后休,逻辑理据就是这么来的。


    五、员工拒不执行先批后休的,HR该怎么办?


    答:我们认为需要区分两种情形分别处理。第一种情形:员工病情伤情属实、实际休假时间也与病假单中记载的建议病休时间一致的。对于此种主观恶意较小的情形,建议HR先行通过各种形式对此类员工的行为予以劝诫和警告。首次出现此情形的,可以不予处罚且不计旷工。重复出现的,HR首先应当做的是以书面形式告知员工此种做法有违企业制度且前次已经警告,要求其根据病情伤情的实际前来企业处办理病假申请手续(再给其一次纠正自我错误行为的机会)。否则,其先休后批的天数将被认定为旷工处理并施以与旷工行为匹配的惩戒措施。


    第二种情形:员工未批先休且存在欺诈行为的,如我们常见的实际休假天数超期,所述病情伤情与实际不符,利用休假期间从事外出娱乐活动,等等,HR可以选择按照违反诚信原则或违纪旷工两种路径处理。说员工违反诚信原则,是因为其在明知事实真相的情况下故意欺骗,获取不当利益,构成欺诈。说员工是违纪旷工行为,是因为其欺诈行为使得其休假行为或超期行为可被定义为无故旷工。从周期上来说,违反诚信原则,企业可以直接辞退员工。而违纪旷工的处理,企业还需查看其旷工天数或情节是否符合制度要求。从法律风险角度来看,依据违反诚信原则的理据,获得仲裁法院胜诉裁决的概率更大。不过,打铁也需自身硬,企业使用违反诚信原则这一路径的,需要从制度上和证据上强化诚信原则在企业用工管理活动中的根基地位。我们建议,HR可以起草诚信承诺书并要求新进人员员统一签署,将诚信原则纳入日常在岗培训环节,在规章制度中强调违反诚信原则的红线性质并明确写明处罚标准。


    最后,三封EMS处置法也同样适用于员工未批先休行为的处置。以上述第一种情形为例,员工首先出现该种情形的,警示告诫但不予处罚。员工二次出现该种情形的,HR应发函催告员工依规办理病假申请手续(第一封)且其行为已经属于再犯。员工不予理睬的,HR应发送旷工通知书(第二封),将未批先休的天数定性为旷工并告知员工相关不利后果和消极影响。员工仍然我行我素的,最后的便是解除劳动合同通知书(第三封)。(本文作者:刘毅律师)



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