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用人单位HR如何有效解决异地劳动合同签订难的问题
发表时间:2019-11-18 浏览次数:35

用人单位HR如何有效解决异地劳动合同签订难的问题


关键词:劳动合同 异地签订 合同效力 双倍工资


    对于HR来说,签订劳动合同似乎并不是什么特别困难的工作。只要自己和用人单位定稿劳动合同的内容后,在规定的时间内通知员工前来签订即可。如员工对劳动合同签订持疑虑或犹豫态度的,自己也可以利用《劳动合同法实施条例》的规定书面通知其终止劳动关系,办理退工手续。是的,实事求是地说,劳动合同面签的难度的确较小。但对于跨地区用工的用人单位来说,劳动合同如何有效签订也是需要尤其注意的用工风险之一。


    实践中HR通常会将劳动合同文本的电子档通过互联网工具发送给员工,在告知其签字的位置后指令员工签字后再邮寄回用人单位。或者HR直接将定稿的劳动合同文本打印后邮寄给异地的员工,再指令其在落款处签字后邮寄回用人单位处。如此操作,虽然可以解决劳动合同异地签订的难题,但不可否认的是,HR根本无法识别员工于劳动合同落款处的签字是否系其本人所签。对于极少数别有用心的员工来说,为了实现获得双倍工资的目的,其存在找人代签劳动合同的可能性。而HR因为自己身在异地,对于员工找人代签劳动合同之事根本无法识破。日后,员工主张用人单位支付未签劳动合同的双倍工资时,即使HR拿出劳动合同文本,员工也会以签名并非其本人所签为由主张自己从未签订劳动合同事实的成立。


    为了防范这一客观存在的用工风险,HR就需要探寻可以确保劳动合同是员工本人所签的方法和手段。我们的建议包括:


    1、可以要求异地的管理者将员工签字的过程拍摄成视频并加以保存。如此执行的作用在于:(1)可以保障员工本人签字的真实性;(2)可以证实用人单位存在提供劳动合同要求员工签署的事实。一旦日后员工向用人单位提出支付双倍工资之诉求时,HR可以提交该视频证据,以证实用人单位存在主动提供劳动合同文本以供员工签署的事实。而面对用人单位提供的视频证据,相信员工很难解释为何自己实际签订了合同,现在又提出双倍工资的矛盾诉求。如管理者碍于情面不愿意当场拍摄视频的,HR也可以建议其安排员工于存在监控设备的办公场所内签订劳动合同并保存该证据。


    2、通过电子邮件签订劳动合同。根据我国《合同法》的规定,电子邮件也是法律规定的书面形式之一。双方采用电子邮件形式签订的民事合同,依然符合“书面形式”的要求,依然可以发生法律效力且对双方具有约束力。劳动合同也是民事合同的一种,故也可以适用上述规则来签订。我们建议HR实施的操作流程为:将定稿的劳动合同电子文档通过用人单位的官方邮箱或HR的实名邮箱发送至员工实名的电子邮箱地址。在邮件的正文处,HR应写明员工应通过电子邮件回复是否同意签订劳动合同以及限定员工回复的最后时间。接下来,HR可通过微信或者第三方工具提示员工查收该封电子邮件。之后,员工在电子邮件中写明同意签订劳动合同并回复至发件邮箱的,应视为双方以书面形式签订了劳动合同。日后员工再以用人单位没有签订纸质的劳动合同为由主张支付双倍工资的,应不予支持。使用本方法时HR需注意,员工的电子邮箱地址必须已采用实名制。若员工的电子邮箱为QQ邮箱,我们不建议采用本方法。


    3、将员工在劳动合同落款处签字的过程予以公证。此方法虽然可以较大程度的规避上述用工风险,但用人单位需支出一定的经济成本且耗费精力较大。如用人单位存在异地用工数量较大之情况的,我们并不建议采用本种方法。对于个别高级管理人员劳动合同的签订,可以考虑使用本方法。


    4、如具备可执行性和必要性,用人单位也可以考虑在异地成立分支机构,安排员工与分支机构建立劳动关系。如此操作,也可以使得劳动合同的面签成为现实和可能。


    以上是我们简单介绍的几种可以解决因劳动合同异地签订导致员工签名不真实风险的常用方法。对于HR来说,只要是有可能会给用人单位带来双倍工资的用工风险,切记谨慎和仔细,不可掉以轻心。否则,双倍工资的计付标准将会给用人单位带来比经济补偿金和赔偿金更大的成本支出。我们相信,随着科技的进步和发展,日后必然会有更为高效的方法和更为完善的制度解决上述风险。(本文作者:刘毅律师)


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