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面对劳动合同遗忘签订,HR是该补签合同,还是应消极放任?两种做法,两种态度,两种结论,如何消除双倍工资的隐患风险,HR该这么做!
发表时间:2021-6-6 浏览次数:85

补签劳动合同,可以抵御双倍工资风险吗?


    HR因工作中的疏忽,遗忘在规定时间内与员工签订书面劳动合同。因为担心会产生双倍工资的巨大风险和成本,定然会希望尽快弥补自身过失,完成劳动合同的补签工作。可问题是,补签的劳动合同能够填补现实风险吗?补签工作中,又有哪些要点值得关注呢?


    首先,我们需要肯定和赞成补签的做法


    因为职场中存在一种消极观点,就是将错就错。这种观点的核心思维是,既然HR已经遗忘与员工签订书面劳动合同,就不需要再主动提示此事,以免引起员工的觉醒。同时,此做法还可能为自己招致企业负责人的处罚,何必自讨苦吃。与其选择认错补签,尚不如等待双倍工资周期全部届满,自己便可全身而退。


    上述观点是非常错误且异想天开的。第一,上限为11个月的双倍工资,仲裁时效(保护期限)没那么容易过期。就以江苏省的执行标准为例,11个月的双倍工资,仲裁时效自员工入职开始之日起须往后计算两年才过期。例如员工是自2020年1月进入企业工作的,假定企业HR遗忘与其签订书面劳动合同,则其11个月双倍工资的仲裁时效要到2021年12月31日才过期。倘若中间员工依法主张权益导致仲裁时效中断的,保护周期会更加延长。第二,不要过分低估员工的法律意识和自我保护能力。目前可以这么说,不知晓双倍工资权益的员工少之又少。因此,HR不应奢望员工一心工作却遗忘自己可主张的“高额”权益,此种概率微乎其微。员工表现自然的背后,是在默默积蓄着双倍工资的“奖池”。一旦时机恰当,其便会毫不留情的扣动扳机。第三,补签劳动合同的确可以有效规避双倍工资的已有风险。这一点,我们在下文中会详细提及。及时止损,纠偏扶正,这才是职场正道。


    其次,补签劳动合同为什么可以解决双倍工资的隐患?


    1、认识到缺失签订书面劳动合同的错误,能够及时补签劳动合同,应视为企业有履行法定义务,悔改补缺的积极主观意愿。所以立法者在明确这一行为的法律后果时,必然是选择肯定企业做法,为企业尽可能争取良好的法律后果的。与消极等待,放任不管的做法相比,补签行为更应当受到法律的推崇。


    2、补签行为与冒签、倒签行为不同,书面劳动合同的补签需要HR经历与员工的沟通和协商一致,得到员工的配合方可实现。因此,补签行为也可看出其合法、公平和平等的一面,企业不大可能通过强迫手段逼迫员工补签劳动合同。补签任务的最终完成,必然是企业放低姿态,努力与员工磋商的结论。


    3、在官方认定补签行为是公平、合法和有效的基础上,补签行为的法律效力和法律价值是可以得到充分认可和肯定的。当书面劳动合同补签成功后,一方面可以中断企业的“过错”,令双倍工资责任戛然止步。另一方面,亦可有效化解补签劳动合同前已有的双倍工资责任。


    最高法院对于补签劳动合同的定性已有官方结论,HR可以大胆实施。


    再次,HR如何开展补签劳动合同的工作?


    第一步自然是需要准备好差不多三份书面劳动合同。第二步在填写劳动合同中的期限条款是,HR应将起始日期填写为员工入职上岗之日,终止日期的填写可根据企业用工需要确定。相比较终止日期来说,起始日期更为关键和重要。第三步便是将劳动合同最后一页的落款日期填写为双方补签劳动合同当天的真实日期。员工签字,企业盖章,补签劳动合同的工作便宣告完成。


    可能HR会有疑问,为何要安排将劳动合同最后一页的落款日期填写为真实的补签时间?为何不可以将此填写为员工的起初入职时间?若按此来,又怎么能够解决之前未签书面劳动合同的漏洞呢?


    其实这是整个补签工作的关键所在。法律上区分倒签与补签,其实就是看劳动合同最后一页的落款日期如何填写。HR填写为真实日期的,法律上视为是补签行为,是善意行为。即便是补签合同,但只要合同内容是双方协商一致的真实意思,补签合同中的劳动合同期限又能涵盖之前缺失劳动合同之期间的,该补签行为即为合法有效。员工之后再以劳动合同是补签为由主张之前空缺合同期间的双倍工资的,应予驳回,驳回理由是补签的这份劳动合同中的起止期限已包括此前缺失书面劳动合同的期间在内。员工的补签签字,即视为补签的劳动合同对之前“空挡期间”的追认和弥补。既然如此,员工再主张双倍工资的,自然应当被依法驳回。


    举个例子:员工2020年1月1日入职,HR于2020年7月1日与员工补签劳动合同的,则劳动合同中的期限条款应填写为“2020年1月1日至2022年12月31日”,而劳动合同最后一页的落款日期应填写为“2020年7月1日”。


    而一旦HR将劳动合同最后一页的落款日期填写为员工起初的入职日期的,该行为将极大可能被认定为劳动合同的“倒签”。倒签行为,国家法律是予以驳斥和否定的,因为其有欺诈成分和逃避法律责任的不良目的。任何带有上述不良动机的造假行为,国家法律必然是予以打击和排斥的。否则,造假将会因法律纵容而甚嚣尘上。关于劳动合同的倒签,我们将另文详述。


    最后,员工不同意补签或不同意在合同中涵盖过往期限的,该如何处理?


    的确有必要考虑到这两种极端情形的处置:


    第一种:员工不同意补签劳动合同的情形。其实此种情形下,HR的处理方式和流程就同员工起初入职时拖延拒绝签订劳动合同是一样的。即HR在向员工提出补签书面劳动合同的要求而遭员工消极对待时,HR应起草送达《催告签订劳动合同书》,给定员工最终的执行期限。一旦再遭拒绝的,HR便可依据《劳动合同法实施条例》第五条的规定,以企业名义向员工送达《终止劳动关系通知书》,即时终结劳动关系,终止用工活动并办理退工手续。我们之所以建议HR及时启动劳动合同的补签工作,原因便在于通过上述方法终止劳动关系,可以有效防止双倍工资责任的延续和扩大。当然,此种情形下员工会有极大概率在从企业离职后向企业主张之前未签订书面劳动合同的双倍工资。而其诉求,亦有较大概率可以获得支持。


    第二种:员工同意补签劳动合同,但不同意将之前未签订书面劳动合同的期间在补签合同中涵盖包括的情形。


    此种情形下员工的要求并不违法,亦有其合理性。不过,其最终的决定就可令HR明确,员工主观上是保留向企业主张双倍工资之权利的。与第一种情形相比,此情形中员工仍属在职状态,轻易不会选择寻求法律途径维权。因此,客观上存在因双方相处融洽,关系延续,而令员工放弃双倍工资诉求或双倍工资诉求超过仲裁时效的可能性。故而,如经多番努力仍就期间涵盖问题无法与员工协商达成一致的,HR还是应当同意员工的意见,及时与其补签书面劳动合同。切勿因为员工保留主张权利,就放弃补签努力。此种情形下,HR更应看重的是企业的长远利益。(本文作者:刘毅律师)



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