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一个月?两个月?企业HR启动劳动合同续签工作的正确时机看这里
发表时间:2020-2-16 浏览次数:80

    劳动合同的续签工作十分简单?就是拿一份新的劳动合同给员工签字,再由公司盖章就结束了?是的,你构想的是最为理想的续签情形。员工同意续签新劳动合同,用人单位又同意续签请求的,两方一拍即合,续签事宜由此敲定。然而,看似简单的人事管理工作,其中却蕴含着其他众多的可能性。续签劳动合同毕竟是双方行为,如一方存在主观或客观因素影响其意思表示或存在增加一方法律风险可能的,续签就会显得不再那么简单。


    情形一:公司希望续签劳动合同,但员工不同意的,应如何处理?


    情形二:员工希望续签劳动合同,但公司不同意的,应如何处理?


    情形三:双方均同意续签劳动合同,但无法就新合同内容达成一致的,应如何处理?


    情形四:一方主张续签劳动合同,但另一方迟迟未发表直接意见,合同期又已临近的,应如何处理?


    情形五:员工提出过高要求的,公司又希望续签劳动合同的,应如何处理?


    情形六:双方均同意续签劳动合同,但一方在正式签订新合同前又反悔的,应如何处理?


    当然,实际用工中还可能出现比上述情形更为复杂的其他情形,使得劳动合同的续签工作陷入僵局。在此我们先不详述上述情形HR应如何具体得当处理,可以看出,续签工作也是一项非常复杂、考验工作能力的事务性工作。其中既需要HR掌握一定的法律知识,又需要灵活运用适当的谈判博弈技巧。所以,为自己的工作留有充裕的准备时间,找准续签谈判的时机,对于HR全面高效完成续签合同是非常关键的。


    一、是否需要提前三十日通知员工关于公司的决定?


    这是很多HR在脑海中固化的一个概念,认为用人单位有义务提前三十日将公司决定通知员工,否则就可能构成违法。实际上,法律上对用人单位并无此强制性要求。可以这么说,如公司决定不续签劳动合同,希望以合同到期为由终止劳动关系的,理论上可在合同到期当日将公司决定通知员工都是合乎法律规定的。但是,我们又提倡HR从法律风险防控高度、从提高管理层次高度把“提前三十日开展续签工作”培养成自己的工作习惯,甚至是制式管理。因为这三十日的周期对于劳动合同的续签工作是利大于弊的。


    二、提前三十日对于HR究竟有何有益之处?


    当公司决定与员工续签劳动合同时,这三十日的价值就显得尤为重要。HR首先应至少提前三十日将公司希望续签的决定告知员工,接下来就需要根据员工的反馈意见决定下一步的工作内容和工作方向。如HR与员工沟通的时间过于临近合同到期日,可留用操作的时间就会非常有限,绝对会影响后续工作的质量和效率。可以这么说,这三十日就是给HR应对员工的各种态度、意思表示和决定而准备的。


    三、三十日HR可能涉及的工作内容包括哪些(无固定期限劳动合同的情形除外)?


    1、起草拟定新劳动合同文本,商议确定新合同期下的条件待遇。


    2、员工拒绝续签劳动合同的,HR应立即将员工的决定以书面形式固定,预防员工后续不断反复。员工签署拒绝续签劳动合同的法律文件后,HR可提前规划和安排员工的离职交接工作办理事宜。如需安排其他工作人员接替该员工工作的,HR可呈报公司负责人征求接替人选的意见或立即安排社会招聘事宜。


    3、员工反馈希望查看新劳动合同内容和知晓后薪资待遇的,HR应提供具体文本并如实告知员工。员工知晓后表示拒绝续签劳动合同的,按照上述第一点内容执行。员工知晓后表示同意续签新劳动合同的,HR应以书面形式将员工的意见固定和保存。待最终呈报公司负责人无异议后,可安排双方办理新劳动合同的续签事宜。


    4、员工知晓新合同薪资待遇和劳动条件后提出修正意见的,HR应及时将员工的意见和条件反馈公司负责人,提供意见和建议。负责人认为双方具备协商条件的,可以安排HR与员工进行数回合的协商。负责人坚持己方意见,认为双方不具备协商可能或双方经过数轮协商后最终失败的,双方的劳动合同仍于合同到期日终止。根据资方所提供新合同的条件和待遇,决定劳动合同终止后资方是否需向员工支付经济补偿金。因为双方协商沟通和表达意见需要一定的周期和时间,故HR可以充分利用三十日的期限来完善和落实协商沟通和呈报反馈的工作。反之,如HR不预留充足时间,就会在与员工的协商谈判中在时间上陷入被动,导致工作效率降低,工作质量无法保障。


    5、员工面对资方的续签决定犹豫不决,迟迟没有定论的,HR不应过分等待,而应变被动为主动,及时向其送达《催告续订劳动合同通知书》。在通知书中,HR应代表资方告知员工表达其是否同意续签新合同意见的最后时间。超过该限定时间的,应视为员工不同意续签新合同。这三十日的预留时间就可以便于HR有充分的时间去起草和送达上述通知,也可以给员工留有较为宽裕的考虑时间。但是,通知书中切记需有限定时间以及告知后果的内容,可以有效督促员工积极表达自己的最终决定。


    6、员工起初同意续签劳动合同,后又反悔的。如此时双方尚未签订新合同的,应以员工最终表达的意见为准。为了防止员工再而三的反复,HR应以书面形式要求员工对最终的决定进行明确。无论员工后续是对续签合同的决定再次反悔,还是对新合同的条件和待遇提出新意见的,HR都应在书面文件中明确告知将视为其拒绝续签劳动合同。届时劳动合同到期后,双方劳动关系直接终止。如此时双方已签订新劳动合同的,HR可在肯定新合同效力的基础上否定员工提出的所有意见。如员工坚持不同意按照已签订的新合同内容履行的,双方又不再具备进一步协商达成新合意的,HR应告知员工向资方提交“因个人原因不同意续签劳动合同”的法律文件,并于合同到期日与其办理劳动关系终止手续。


    总而言之,三十日的期限非常宝贵,也十分重要。它留给HR的不仅仅是有关续签合同的协调、安排、沟通和交流,还包括双方决策的商议、部署、修正和执行。续签失败后,三十日还可被转换用于安排工作交接和人员接替事宜。看似简单的续签工作,看似漫长的前置期限,实质上并不简单,也会转瞬即逝。(本文作者:刘毅律师)


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